Un proveedor de Fortune 500 de servicios globales de compras, pagos y viajes, con 181 mil millones de dólares en activos, buscaba reducir su costo total de propiedad (TCO), asociado con su procesamiento de remesas de front-end y back-end, a solo el 80%. La gestión interna de un volumen anual de más de 30 millones de remesas de papel requirió inversiones significativas en equipos, mano de obra, licencias de sistemas y auditorías de cumplimiento de PCI. Para compensar algunos de estos costos, la empresa quería reducir y consolidar sus operaciones internas. La firma también se estaba estancando con múltiples licencias de software, sistemas de compensación ACH internos y contratos que debían expirar.

La empresa seleccionó a Exela como su principal proveedor externo para sus operaciones de procesamiento de remesas. Actualmente, Exela procesa un volumen anual de más de 30 millones de pagos para la firma. La subcontratación de sus operaciones de remesas, incluidas sus funciones de manipulación manual y de depósito, proporcionó a la empresa un medio para reducir sus costos totales de propiedad. La implementación abarcó un enfoque por fases, comenzando con las operaciones de front-end y continuando con los procesos de TI / back-end, incluidas las funciones de compensación, garantía de calidad y depósito de ACH. Trabajando junto con Exela, la empresa completó una migración exitosa de su plataforma de remesas anterior, US Data Works, al sistema TMS de Exela. El motor ACH de la empresa, que también estaba caducando, fue reemplazado por la solución de Exela.

En la actualidad, ofrecemos la gama completa de servicios de procesamiento de pagos electrónicos y en papel, que incluyen:

• Servicios de procesamiento de LockBox comerciales y minoristas
• Servicios de LockBox electrónico
• Envío remoto LockBox habló

• Tiempos de respuesta de procesamiento mejorados, de 3 ½ días a 48 horas
• Disminuyó los costos totales de propiedad de la empresa en un 20%.
• Gestión de relaciones dedicada
• Logro continuo de SLA: precisión de la publicación de pagos (99%); oportunidad; pagos duplicados; excepciones; errores en el procesamiento de decisiones; errores de publicación
• Mejora continua: desde que se asoció con Exela, esta empresa se ha beneficiado de varias actualizaciones del sistema; mejoras de procesos y extensiones de servicios.
• Mitigación de riesgos: confiando sus actividades de auditoría y cumplimiento a un experto. la empresa pudo reducir su riesgo de incumplimiento regulatorio

El banco enfrentaba márgenes de beneficio cada vez más reducidos y una fuerza laboral en crecimiento dedicada al procesamiento manual de cheques en papel. Para combatir el aumento de costos y el procesamiento lento, buscaron un socio que pudiera introducir tecnología de automatización para optimizar sus operaciones de remesas, al mismo tiempo que los ayudaba a evitar un modelo tradicional de BPO, que estaría culturalmente desalineado con su compromiso con su fuerza laboral existente.

• Más de 600 empleados

• Costos crecientes

• Tiempos de procesamiento lentos

• Cultura centrada en el empleado

Exela proporcionó una solución que retuvo y convirtió a la fuerza laboral existente en el sitio y agregó la tecnología necesaria para transformar digitalmente sus actividades tradicionales en el sitio.

• Exela gestiona seis sucursales bancarias en EE. UU.

• Actualización de tecnología en el lugar, incluido el equipo de escaneo de última generación

• Integrado con la plataforma de procesamiento de pagos omnicanal de Exela

• Introdujo eficiencias de proceso y ahorro de costos

• Más de 170 millones de transacciones se capturan, digitalizan y procesan anualmente

• Beneficios garantizados para los empleados y continuidad del capital humano

• Tecnología optimizada, incluido el uso futuro de Intelliscan XDS

Un banco líder del Medio Oeste tenía operaciones de procesamiento de remesas distribuidas en múltiples centros de procesamiento operados por bancos, utilizando software en el sitio y soluciones de hospedaje que requerían costosos procedimientos de sincronización de datos y mantenimiento. Los volúmenes de procesamiento se redujeron y esto dificultó la justificación de los altos costos de las operaciones dispersas. Además, el banco estuvo expuesto a un alto grado de riesgo en caso de desastre, debido a un modelo de recuperación que incluía el uso de un sitio de terceros sin personal a varios estados de distancia.

Exela migró el banco a un modelo de "hub-and-speak", aprovechando nuestra plataforma de procesamiento de remesas basada en la nube, que incluye sistemas de gestión de datos y escaneo patentados. Exela aloja y mantiene la plataforma en un centro de procesamiento (hub) seguro y completamente redundante. El banco pudo reducir sus sitios operados por el banco a uno (radio), lo que eliminó gran parte de los gastos generales del banco y su carga administrativa relacionada con el procesamiento de remesas. La flexibilidad inherente a este modelo operativo y los precios asociados basados en transacciones permiten que los volúmenes procesados por Exela aumenten y disminuyan según sea necesario.

La implementación del modelo hub-and-speak también permitió que un pequeño porcentaje del volumen de remesas se procesara en un entorno de servicios compartidos en un sitio de Exela que está separado regionalmente del sitio del banco, pero lo suficientemente cerca para un reenvío eficiente del correo en el evento. de un desastre. Durante tal evento, el volumen total de procesamiento puede ser absorbido inmediatamente por la operación de Exela, lo que protege mejor la continuidad del negocio y permite al banco reducir los gastos asociados con el mantenimiento de sus propios sistemas y el costoso sitio de terceros.

• Operaciones flexibles con fácil aumento y disminución, según el volumen
• Reducción de las cargas de mantenimiento y administración
• Mayor velocidad y precisión de procesamiento
• Menores costos totales de propiedad
• Capacidades superiores de recuperación ante desastres

Una de las instituciones financieras más grandes de los EE. UU. Había manejado su propio procesamiento de remesas, requiriendo más de 600 empleados dedicados en seis ubicaciones para procesar más de 170 millones de transacciones al año. A pesar de un fuerte compromiso con su fuerza laboral, las realidades del mercado y las presiones financieras los habían obligado a considerar la asignación de recursos, incluida la posible desinversión de procesos periféricos (como las remesas). En busca de conocimientos e ideas en esta coyuntura crítica, recurrieron a Exela, que ya les había estado proporcionando servicios durante más de 25 años. De hecho, Exela ya tenía 432 empleados trabajando en las distintas ubicaciones de la institución, dedicados al procesamiento de los negocios de la institución, incluidas las operaciones de correo e impresión.

Exela se ofreció a tomar posesión de la gama completa de operaciones de procesamiento de remesas de la institución financiera, incluido el empleo de los más de 600 empleados involucrados en esas operaciones, al tiempo que puso en práctica las soluciones de procesamiento y pago de última generación de Exela. La institución financiera tomó la sabia decisión de aprovechar la probada experiencia y experiencia de Exela en la ejecución de grandes operaciones de remesas en el sitio junto con su modelo versátil de prestación de servicios, aplicaciones tecnológicamente avanzadas y compromiso con la continuidad de la carrera, la continuidad de la carrera y los beneficios para los empleados.

Específicamente, el alcance del acuerdo entre Exela y la institución financiera incluye:

• Procesamiento de caja de seguridad: Exela se encarga de supervisar y ejecutar todos los aspectos de las operaciones de caja de seguridad de la empresa en seis ubicaciones, utilizando las instalaciones y el equipo existentes.
• Gestión de datos : Exela gestiona la recuperación de correo, la captura de imágenes y datos, el archivo, la entrega, el envío y la transferencia segura de la información del cliente de conformidad con las leyes de privacidad y otras leyes aplicables.
• Transferencia y transición de empleados : de los 645 empleados a los que Exela ofreció empleo, el 98% aceptó y la rotación ha sido baja (con un promedio de alrededor del 3%). Esto se puede atribuir, al menos en parte, al compromiso de Exela de mantener a los empleados “completos” manteniendo su salario, puenteando sus años de servicio y brindando apoyo entre pares y otros servicios de transición relacionados con el reborde.

A partir de los primeros 9 meses de 2019, la institución ya había obtenido $ 318,000 en ahorros (lo que representa casi $ 40,000 por mes en ahorros ). La asociación ha sido positiva y rentable, con prácticamente todos los objetivos de rendimiento logrados.

$ 318 000

en ahorros realizados

$ 40 000

por mes en ahorros

98%

de las metas de desempeño logradas