Antes de una actualización de la plataforma SAP ERP existente del cliente, las facturas y los pagos se procesaban manualmente. Bajo este sistema manual ineficiente, los analistas dedicaban un tiempo valioso a las llamadas telefónicas, enviaban correos electrónicos, confirmaban recibos, investigaban los datos faltantes y enviaban papel hacia y desde los proveedores, todo lo cual había afectado negativamente los tiempos del ciclo de pago. La actualización de SAP ERP proporcionó capacidades tanto de EDI como de generación de imágenes, por lo que el cliente decidió realizar la transición al procesamiento sin papel. El cambio a un entorno de AP sin papel involucraría aproximadamente a 1.800 proveedores activos y afectaría el procesamiento de facturas con y sin orden de compra. El cliente encargó a Exela que desarrollara una solución que automatizara el procesamiento de facturas a través de un portal de proveedores digitales, al tiempo que cumplía con los siguientes objetivos: mejorar la satisfacción del proveedor al brindar un fácil acceso para el autoservicio, reducir el costo de mano de obra interna, reducir las presentaciones en papel y realizar la transición de aproximadamente 1.800 proveedores activos al portal web de autoservicio.

Debido a la naturaleza compleja del entorno del cliente, Exela recomendó un plan de transición dividido en múltiples fases con las dos primeras fases enfocándose en los aspectos más críticos de las soluciones, facturas PO y facturas no PO. Una vez que la primera fase estuvo en marcha, el correo de facturas y los documentos de respaldo, faxes y correos electrónicos se enviaron a las instalaciones de Exela en Troy, Michigan, para su procesamiento. Exela proporcionó la captura, validación y procesamiento de datos de imágenes para su uso en el nuevo entorno.

Uno de los desafíos clave del lanzamiento fue lograr que los proveedores aceptaran el portal de autoservicio. Además de enviar avisos y agregar información del portal a los documentos internos, los analistas de AP se enfrentaron al desafío de fomentar la adopción generalizada. El cliente estableció objetivos de reclutamiento para los analistas, ofreciendo premios a los mejores reclutadores que lograron hitos importantes, como ser el primero en obtener 100 proveedores registrados. El progreso del grupo se compartió durante las reuniones semanales, creando un ambiente competitivo.

Ahorrar tiempo tanto para los clientes internos como para los proveedores fue un objetivo principal en el desarrollo del portal de proveedores digitales. Se desarrolló un panel de instantáneas que muestra el estado de varias facturas en una sola pantalla, lo que facilitó el seguimiento de los pagos por ID de proveedor, fechas de factura, montos, información de compensación y otros datos, y todos los datos estaban disponibles para exportar a PDF, Excel y Formatos de archivo de Word. El panel permite a los proveedores ver fácilmente el estado y la confirmación de las facturas que había en el sistema.

• Sistema fácil de usar que da como resultado una rápida adopción y una mayor satisfacción del proveedor
• Mejor precisión y puntualidad en los pagos
• La racionalización general de las operaciones de AP condujo a una reducción de 22 FTE
• Informes y seguimiento mejorados que proporcionan una vista de 360 grados del proceso de facturación
• 95% de automatización de facturas AP desde un único portal digital desde la ingesta hasta la autorización