La Red de Agencias Independientes líder obtiene un gran puntaje entre los miembros al transformar las operaciones de correo que requieren mucho tiempo
La Agencia estaba luchando con costos excesivos y retrasos asociados con sus operaciones de correo actuales. Varios transportistas entregaban información importante sobre políticas urgentes y otro tipo de correo a un apartado postal centralizado. Una vez recibido en el apartado de correos, el correo tuvo que ser clasificado y redirigido a los agentes ubicados en una de las 190 oficinas. Como resultado, los agentes esperaron un promedio de tres a cinco días adicionales para recibir información crítica, mientras que la agencia incurrió en costos de recursos, suministros y franqueo adicionales. Reducir el riesgo de correo no entregado o perdido; y asegurar la entrega del correo al destinatario correcto; fueron otras consideraciones para la Agencia cuando comenzó su búsqueda de una solución alternativa de correo. La creciente presión para cumplir con las regulaciones de privacidad del gobierno solo se sumó a la decisión de la Agencia de hacer un cambio.
Después de investigar a los proveedores potenciales en la web y considerar sus opciones, optaron por subcontratar todas sus operaciones de correo a Exela, basándose en la experiencia de 30 años en administración de correo de la empresa, la presencia de clientes y la plataforma de correo digital avanzada. Como resultado, Exela se hizo responsable de manejar todas las operaciones de procesamiento y entrega de correo. Creó un proceso de entrega de correo más rentable y optimizado al digitalizar los flujos de trabajo manuales basados en papel y eliminar el tiempo adicional que se gastaba en enviar papel a los destinatarios previstos. Como parte de la nueva solución, Exela:
- Estableció un apartado postal con servicio de llamadas en Carson, CA (muy cerca de una de las muchas instalaciones de escaneo de Exela)
- Documentos escaneados y datos extraídos (dirección del remitente / receptor, fecha, etc.) de imágenes digitalizadas mediante motores de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y reconocimiento inteligente de caracteres (ICR).
- Registrar los cheques recibidos y devolverlos a la agencia.
- Enrute cada PDF electrónicamente a uno de los más de 2,000 agentes según las reglas comerciales
- Los documentos originales se almacenan durante un período de tiempo predeterminado antes de que se destruyan de forma segura
Toda la solución de correo digital se implementó en menos de 30 días. Al automatizar sus operaciones de correo, la Agencia se dio cuenta de una enorme disminución en el gasto y el tiempo. No solo pudo eliminar los gastos de envío; también minimizó el gasto en suministros como sobres y etiquetas, así como las reimpresiones necesarias. La sofisticada tecnología de escaneo y extracción de datos aseguró la entrega del correo al destinatario correcto; mientras que los tiempos de respuesta mejoraron drásticamente. Los miembros también apreciaron mucho recibir su correo de manera oportuna. La subcontratación de sus operaciones de correo a Exela y la digitalización de los componentes clave del flujo de trabajo le permitieron a la Agencia:
- Reducir los tiempos de reenvío de 3-5 días al mismo día
- Reducir los costos de suministro de correo / franqueo / capital humano en un 46,5%
- Minimice el riesgo causado por errores humanos
- Mejorar la satisfacción de los miembros
