主要な独立機関ネットワークは、時間のかかるメール操作を変革することにより、メンバーで大きなスコアを獲得

エージェンシーは、現在のメール業務に関連する過剰なコストと遅延に苦しんでいました。重要で時間に敏感なポリシー情報やその他のメールは、複数の運送業者によって一元化された私書箱に配信されていました。私書箱で受信したメールは、並べ替えて、190のオフィスの1つにあるエージェントに再ルーティングする必要がありました。その結果、エージェントは重要な情報を受け取るまで平均3〜5日待機しましたが、代理店は追加のリソース、消耗品、および郵便料金の費用を負担しました。配達不能または紛失したメールのリスクを軽減します。正しい受信者へのメールの配信を保証します。彼らが代替のメールソリューションを探し始めたとき、エージェンシーにとって他の考慮事項でした。政府のプライバシー規制を遵守するという圧力の高まりは、変更を加えるという政府機関の決定に追加されただけです。

Webで潜在的なベンダーを調査し、そのオプションを検討した後、同社の30年にわたるメール管理の専門知識と顧客のフットプリント、および高度なデジタルメールプラットフォームに基づいて、すべてのメール操作をExelaにアウトソーシングすることを選択しました。その結果、Exelaはすべてのメール処理および配信操作の処理を担当するようになりました。手動の紙ベースのワークフローをデジタル化し、目的の受信者に紙を再郵送するために費やされる余分な時間を排除することにより、より費用効果が高く、合理化されたメール配信プロセスを作成しました。新しいソリューションの一部として、Exela：

• カリフォルニア州カーソンに発信者サービス付きの私書箱を設立（Exelaの多くのスキャン施設の1つに近接）
• 光学式文字認識（OCR）およびインテリジェント文字認識（ICR）エンジンを介して、デジタル化された画像からスキャンされたドキュメントと抽出されたデータ（送信者/受信者のアドレス、日付など）。
• 受け取った小切手をログに記録し、代理店に返却しました
• ビジネスルールに基づいて、各PDFを2,000を超えるエージェントの1つに電子的にルーティングしました
• 元のドキュメントは、安全に破棄される前に、所定の期間保存されます

デジタルメールソリューション全体が30日以内に実装されました。メール業務を自動化することで、代理店は支出と時間の大幅な削減を実現しました。送料を削減できただけでなく、また、封筒やラベルなどの消耗品や必要な再版への支出を最小限に抑えました。洗練されたスキャンおよびデータ抽出テクノロジーにより、正しい受信者にメールを確実に配信できます。ターンアラウンドタイムは劇的に改善されました。メンバーはまた、タイムリーにメールを受け取ったことを高く評価しました。メール業務をExelaにアウトソーシングし、主要なワークフローコンポーネントをデジタル化することで、エージェンシーは次のことが可能になりました。

• 郵送時間を3〜5日から同日に短縮
• 郵便物の供給/送料/人的資本コストを46.5％削減
• ヒューマンエラーによるリスクを最小限に抑える
• メンバーの満足度を向上させる