Un editor líder en el campo de las ciencias de la salud y la medicina necesitaba un socio editorial que pudiera gestionar el ciclo de vida completo de la publicación de libros. Esto incluyó: composición, corrección de estilo, conversión de estilo, alteraciones y reproducción de fotografías e ilustraciones, corrección de pruebas, indexación, conversión de formato, accesibilidad de contenido, desarrollo de material complementario y gestión de proyectos.

Los desafíos centrales involucrados fueron producto del amplio alcance del proyecto, un fuerte enfoque en la calidad de la producción y una solicitud de respuesta rápida. El manuscrito corregido proporcionado por el cliente no definía estilos para el contenido respectivo. Identificar y mapear los estilos en el documento con los estilos apropiados según la hoja de estilo de InDesign fue un desafío adicional. Algunas entidades del documento no eran ASCII y, por lo tanto, InDesign no las reconoció.

Para cumplir con la solicitud, Exela desarrolló una herramienta interna para la colocación de imágenes y la aplicación de estilos. La herramienta se utilizó junto con las contribuciones de los expertos en la materia y los editores de Exela, quienes proporcionaron el texto alternativo para los componentes que no eran texto. La herramienta ayudó a escalar el flujo de trabajo y acortar el cronograma esperado, al mismo tiempo que garantizaba que la calidad de salida permaneciera en el nivel acordado o por encima del mismo. Exela también brindó servicios de ilustración que incluían alteraciones de las ilustraciones existentes y reproducción de arte nuevo.

En la mayoría de los casos, se tuvieron que utilizar varias imágenes durante el proceso de inserción automatizada, de acuerdo con las llamadas. La herramienta construida por Exela ayudó a administrar múltiples ubicaciones de imágenes e imágenes en muchos formatos diferentes. Al final, el trabajo se completó a tiempo y el resultado fue de una calidad excepcional. Desde entonces, la herramienta desarrollada por Exela ha estado disponible para ayudar con proyectos relacionados, independientemente del formato, tamaño, alcance y contenido.

• La colocación de imágenes se aceleró de 100 imágenes por hora a 600 imágenes por hora, para una mejora del 500% en la productividad.
• La conversión de Word a estilo se incrementó de 10 páginas por hora a 27 páginas por hora, para un aumento del 170% en la productividad.
• La automatización de la conversión de EPUB requiere una intervención mínima
• Reducción del tiempo de comercialización
• Excelente calidad
• Costo significativamente reducido

Antes de una actualización de la plataforma SAP ERP existente del cliente, las facturas y los pagos se procesaban manualmente. Bajo este sistema manual ineficiente, los analistas dedicaban un tiempo valioso a las llamadas telefónicas, enviaban correos electrónicos, confirmaban recibos, investigaban los datos faltantes y enviaban papel hacia y desde los proveedores, todo lo cual había afectado negativamente los tiempos del ciclo de pago. La actualización de SAP ERP proporcionó capacidades tanto de EDI como de generación de imágenes, por lo que el cliente decidió realizar la transición al procesamiento sin papel. El cambio a un entorno de AP sin papel involucraría aproximadamente a 1.800 proveedores activos y afectaría el procesamiento de facturas con y sin orden de compra. El cliente encargó a Exela que desarrollara una solución que automatizara el procesamiento de facturas a través de un portal de proveedores digitales, al tiempo que cumplía con los siguientes objetivos: mejorar la satisfacción del proveedor al brindar un fácil acceso para el autoservicio, reducir el costo de mano de obra interna, reducir las presentaciones en papel y realizar la transición de aproximadamente 1.800 proveedores activos al portal web de autoservicio.

Debido a la naturaleza compleja del entorno del cliente, Exela recomendó un plan de transición dividido en múltiples fases con las dos primeras fases enfocándose en los aspectos más críticos de las soluciones, facturas PO y facturas no PO. Una vez que la primera fase estuvo en marcha, el correo de facturas y los documentos de respaldo, faxes y correos electrónicos se enviaron a las instalaciones de Exela en Troy, Michigan, para su procesamiento. Exela proporcionó la captura, validación y procesamiento de datos de imágenes para su uso en el nuevo entorno.

Uno de los desafíos clave del lanzamiento fue lograr que los proveedores aceptaran el portal de autoservicio. Además de enviar avisos y agregar información del portal a los documentos internos, los analistas de AP se enfrentaron al desafío de fomentar la adopción generalizada. El cliente estableció objetivos de reclutamiento para los analistas, ofreciendo premios a los mejores reclutadores que lograron hitos importantes, como ser el primero en obtener 100 proveedores registrados. El progreso del grupo se compartió durante las reuniones semanales, creando un ambiente competitivo.

Ahorrar tiempo tanto para los clientes internos como para los proveedores fue un objetivo principal en el desarrollo del portal de proveedores digitales. Se desarrolló un panel de instantáneas que muestra el estado de varias facturas en una sola pantalla, lo que facilitó el seguimiento de los pagos por ID de proveedor, fechas de factura, montos, información de compensación y otros datos, y todos los datos estaban disponibles para exportar a PDF, Excel y Formatos de archivo de Word. El panel permite a los proveedores ver fácilmente el estado y la confirmación de las facturas que había en el sistema.

• Sistema fácil de usar que da como resultado una rápida adopción y una mayor satisfacción del proveedor
• Mejor precisión y puntualidad en los pagos
• La racionalización general de las operaciones de AP condujo a una reducción de 22 FTE
• Informes y seguimiento mejorados que proporcionan una vista de 360 grados del proceso de facturación
• 95% de automatización de facturas AP desde un único portal digital desde la ingesta hasta la autorización